Mises à jour : Conventions type - Dossier Présentation
Bonjour à tous
📌Petite note à l'attention des Référents de l'association 📌
Les conventions type et les dossiers de présentation du dispositif ont été mis à jour.
Nous vous invitons à consulter votre espace de formation "Référent" pour pouvoir télécharger les nouveaux modèles.
Dans les dossiers de présentation :
Suppression des ambassadeurs Pierre Richard et Coline Berry.
Révision de la mise en page
Dans les conventions type :
Au regard de certains dysfonctionnements ou incompréhensions récurrentes, il nous a semblé important d'apporter des précisions ou de modifier certains articles.
Modification de l'article 2.1 : L'association s'engage à initier le dispositif dès réception du paiement du Pack Papillons choisi. Elle s’engage notamment à fournir le nombre de Boîtes aux lettres Papillons® correspondant ainsi que le Kit de sensibilisation, à l’issue de la formation de toutes les personnes désignées par convention (Personne Ressource, Référent Structure et Agent de relève).
Modification de l'article 2.2 : Dans le cadre d’un Pack Papillons Matériel, l’association s’engage à former le nombre de Personnes Ressource correspondant au Pack Papillons choisi, préalablement identifiées et désignées par la ville, avec leur accord.
La Personne Ressource est la personne qui sera chargée de sensibiliser les enfants au Dispositif Papillons dans les structures accueillantes. Elle vise à la fois à former la Personne Ressource à la sensibilisation de notre dispositif pour les enfants, mais aussi à la détection des signaux de maltraitance et au recueil de la parole des enfants. Cette formation sera automatiquement renouvelée à chaque reconduction du dispositif, soit pour actualiser les connaissances, soit pour former une nouvelle Personne Ressource.
Dans le cas du choix d’un Pack Papillons Mixte et Virtuel, la sensibilisation des enfants est faite par l'intermédiaire d’une vidéo disponible dans l’Espace dédié du site internet de l’association. Cet espace est protégé par mot de passe et changé au 1er septembre de chaque année. Il est communiqué aux enfants par distribution d’un flyer ou mis à disposition à proximité du dispositif.
Toutes les formations sont dispensées en E-learning, par l’association. Une adresse mail personnelle est nécessaire pour suivre ces formations. Les adresses génériques ne sont pas acceptées.
Modification de l'article 2.3 : L’association s’engage à assurer dans les meilleurs délais le traitement et l’analyse des courriers qui lui seront adressés via le Pôle d’Analyse des Courriers Papillons (PACP). Selon la gravité des faits dénoncés, elle s’engage à transmettre à la CRIP les informations préoccupantes des situations identifiées, ou à saisir le Procureur de la République du Tribunal Judiciaire compétent des signalements les plus graves. L’ensemble des mots ne revêtant pas un caractère de gravité sera renvoyé à la personne référente préalablement désignée par la ville, notamment concernant les cas de harcèlement scolaire (lorsqu'ils ne font pas l'objet d'un signalement auprès de l'Inspection Académique et/ou du Procureur de la République), à charge pour elle d’en assurer le suivi auprès des structures concernées. La Personne Référente est la personne qui recueille les consignes des traitements des courriers transmis par le Pôle d’Analyse des Courriers Papillons et qui en assure le suivi localement.
Conformément à la loi informatique et libertés et au RGPD, les renseignements nécessaires aux informations préoccupantes ou aux signalements ne sont conservés par l'association que le temps d’une éventuelle instruction. Ils ne seront ensuite constitutifs d'aucun fichier. Ils ne seront demandés si besoin que pour les courriers les plus préoccupants.
Il est rappelé que seule l'association est responsable du traitement des données. Elle s'engage à respecter la protection des données des enfants et des partenaires.
Modification de l'article 3.1 : La ville choisit librement le Pack Papillons qu’elle souhaite mettre en place. Elle assure l’installation des Boîtes aux lettres Papillons® correspondant, toujours à l’intérieur des structures choisies, afin de permettre aux enfants de déposer leurs courriers sereinement. Ce lieu sera choisi en lien avec l’association. La ville désigne en son sein une Personne Référente principale et une secondaire pour la suppléer en cas d’absence, qui fera le lien entre elle et l’association, à qui elle fournit les coordonnées. Ces personnes doivent être disponibles et facilement joignables pour permettre un traitement aisé des situations les plus graves et/ou urgentes.
Ajout de l'article 3.5 : La ville s’engage à informer l’association de tout changement concernant la désignation des personnes agissant dans le cadre du dispositif Papillons entraînant une modification du tableau annexé à la convention en cours. Elle fournit, à cet effet, tous les renseignements nécessaires à la mise à jour des données.
Modification de l'article 5.2 : Avant la fin de l’année scolaire, le cas échéant avant le 15 août, le Conseil Municipal validera la poursuite du déploiement et le montant du pack de renouvellement choisi. Cette poursuite se fait dès réception du paiement du Pack de Renouvellement correspondant au nouvel objectif de la ville.
En cas d’objectif inférieur au pack initial, la ville s’engage à restituer à ses frais les Boîtes aux lettres Papillons® ne rentrant plus dans le cadre du nouveau pack choisi.
En cas d’objectif supérieur au pack initial, la ville s’engage à s’acquitter du Pack de Renouvellement du dispositif en place et du Pack d’Installation correspondant au nombre de Boîtes aux lettres Papillons® supplémentaires désirées.
Le montant des Packs Papillons n’est pas fixe. Il peut être modifié à chaque renouvellement, notamment en raison de la variation des coûts inhérents à la Boîte aux lettres Papillons® ou des charges salariales entourant le déploiement du dispositif.
En tout état de cause, les Boîtes aux lettres Papillons® sont la propriété de l’association et doivent être restituées avec les deux clés ainsi que le reste du dispositif, à la fin de la convention, si un renouvellement n’est pas envisagé. Les frais de restitution du dispositif sont à la charge du contractant.
Ajout de l'article 7.3 : Le Dispositif Papillons doit être renvoyé, dans les plus brefs délais, au siège de l’association sis 5 rue Joseph Marsal Bureau 102B 66000 Perpignan. Les frais de restitution du matériel sont à la charge du contractant.
Je vous souhaite une belle journée. 🦋
