Laurent et Sandrine

Bonjour à toutes et tous,

J'espère vous trouver en pleine forme, en cette fin d'été et prêts à affronter la Rentrée !

Voici un petit rappel détaillé de ce qui change avec le lancement du nouveau site 😉 :

Concernant l'accès à l'Espace Adhérent :

1. L'Espace est toujours réservé aux adhérents de l'association. Il est nécessaire de renouveler son inscription pour y accéder. 

2. Comme auparavant, nous validons toujours manuellement les demandes et vous êtes informés par mail lorsque l'accès est validé. 

ESPACE ADHERENT : Vous trouverez les renseignements administratifs de l'association, la composition de l'équipe et 5 onglets :

1. ONGLET FORUM : L'accès au Forum qui a quelque peu été modifié pour ne compter plus que 3 catégories :

2.  Laurent et Sandrine (Président et Vice-Présidente) : Communication des avancées, des changements ou nouveautés importantes.

3. Discussions générales : Vous pouvez partager toutes vos expériences, échecs et succès.

4. Questions - Réponses : espace d'entraide.

5. ONGLET LES ADHERENTS : 

6. Un rappel des différents statuts et leur rôle respectif. 

7. La liste des adhérents.

8. Formulaires de transmission : 

9. Pour nous signaler un changement de coordonnées personnelles.

10. Pour changer de statut.

11. Pour nous transmettre vos heures de bénévolat.

12. ONGLET LES ACTIONS : 

13. Tous les outils de communication nécessaire à votre mission de bénévolat. (Affiches, flyers, tirelires…) et le formulaire de commande.

14. L'accès à la formation "Personne Ressource Papillons" toujours au tarif préférentiel de 20€

15. Les formulaires de déclaration de frais et de transmission.

16. ONGLET LE DISPOSITIF :

17. Les cartes des déploiements et les statistiques 

18. Pour les périodes 2022/2023 et 2023/2024 puisque nous sommes à cheval sur les 2 périodes 

19. A compter de septembre, il n' y aura plus que 2023/2024 et nous mettrons d'ores et déjà la carte pour 2024/2025.

20. ONGLET CONVENTION : Formulaire de transmission des demandes de convention initiées par les Référents.

Vous vous demandez donc où sont passés tous les documents relatifs au dispositif comme les dossiers de présentation, le conventions types, et les tableaux de demande??? ainsi que la formation Référent et c'est bien normal !

Donc, nous avons tout repensé. Tout d'abord pour alléger l'Espace Adhérent afin que ce soit plus agréable pour nos adhérents solidaires et bénévoles qui n'ont que faire de tout ce qui concerne le Dispositif en lui -même car ça ne fait pas partie de leur mission et ensuite, et ça alourdissait terriblement cet espace. 

Nous avons donc décidé de tout regrouper dans une formation externe au site ce qui aura également l'avantage de moins le ralentir également. Pour se faire nous avons choisi la plateforme de formation en ligne Teachizy.

Cette formation ne sera alors accessible qu'aux adhérents ayant choisi le statut de Référent ou souhaitant changer de statut pour devenir Référent.

Dans cette optique, tous les Référents 2023ont reçu un email avec leur accés à la formation le 04 août car tous les documents relatifs au dispositif s'y trouvent à présent et que les mises à jour se feront directement sur cet espace de formation.

Si malgré tout notre sérieux, vous navez pas reçu le mail, n'hésitez pas à nous contacter, il peut s'agir d'un oubli.

Nous avons retravaillé le contenu de la formation, ainsi vous y trouverez :

1. Tout le dispositif en détail. Des vidéos explicatives et tous les documents : Dossiers de présentation, Conventions type, Bilans … 

2. Vous conservez l'accès à la formation tant que vous êtes Référent de l'association et bien évidemment le temps de votre adhésion. Vous pouvez donc suivre cette formation à votre rythme et y retourner autant de fois que nécessaire. 

3. Il n'y a pas de lien direct vers la formation depuis le site, nous vous invitons donc à l'enregistrer dans vos Favoris.

4. Pour être sûr que votre mail d'accès à la formation ne finisse pas dans les spams, je vous invite dès à présent, à enregistrer dans vos contacts l'adresse mail suivante : mail@teachizy.fr

Autres changements importants

Forts du retour d'expérience de cette année de déploiement, nous avons relevé plusieurs axes à améliorer :

• la disponibilité pour la formation Personne Ressource

• la bonne compréhension du rôle des différents intervenants

• le formulaire de transmission des courriers papillons

• les vidéos de sensibilisation

• La Formation Personne Ressource :

A présent, elle se fait sur la plateforme de formation en ligne Teachizy également et non plus en visioconférence avec Amandine qui reste cependant en charge de la formation au sens large.

Ce changement permet de répondre aux besoins des structures en terme de disponibilité qui n'était pas toujours compatible avec nos heures de travail. 

Cela leur permet aussi de bénéficier du contenu de la formation tout au long de l'année, le temps de la convention. 

Ils peuvent donc revisionner les cours autant de fois qu'ils le souhaitent. Le contenu est jugé important et conséquent en visioconférence. Ils auront donc plus de temps pour assimiler le contenu.

Ils devront toujours valider la formation avant l'envoi du Dispositif. 

Nous suivons la progression des apprenants depuis la plateforme ce qui déclenchera l'envoi du dispositif une fois la formation terminée. 

• La Bonne compréhension du rôle de chacun

Nous avons également préparé une formation pour les Personnes Référentes et les Agents de relève, car nous nous sommes aperçus que trop souvent les informations circulaient mal ou peu dans les structures et il nous a donc semblé important d'apporter de la lumière sur le rôle de chacun. 

Ce sont des modules très courts qui permettent de cadrer le rôle pour lequel chaque personne a été désignée afin que la mise en place du dispositif se passe au mieux.

• Le formulaire de transmission des courriers papillons

Il a été repensé et allégé pour faciliter la transmission des courriers. Il n'est plus indispensable de passer par le site pour accéder au formulaire de transmission qui offre le choix à présent du format d'envoi : image - document - audio et même vidéo. Le lien est accessible depuis la formation "Agent de relève" également.

• Les vidéos de présentation 

Elles sont téléchargeables depuis l'espace de formation "Personne Ressource". Elles ont été refaites et se comptent au nombre de trois à présent pour ajuster le discours aux âges des enfants.

• CP/CE1 (avec Léon le Papillon)

• à partir du CE2

• à partir du collège

Par ailleurs, les flyers évoluent aussi à la rentrée pour être en cohérence avec nos nouvelles couleurs.

Petit rappel, même si l'information a été diffusée sur le Forum, nous avons déménagé début juillet au Bureau 102B, toujours au 5 rue Joseph Marsal 66000 à Perpignan.

Nous savons que pour certains le changement sera plus compliqué que pour d'autres, alors n'hésitez pas à contacter Amandine, pour répondre à vos questions et pour vous aider en cas de besoin. Vous pouvez la joindre :

• Soit par mail à : amandine.boulay@associationlespapillons.org 

• Soit par téléphone au  : 04.68.81.96.47 

• Du lundi au vendredi, (hors jours fériés) de 08h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h00. 

Encore merci de nous accompagner dans le changement ! 😊