Politique de Protection des données personnelles

L’Association peut être amenée à recevoir, de manière non sollicitée, des informations personnelles ou des documents transmis spontanément par des personnes la contactant.

L’Association rappelle qu’elle :

• ne fournit pas de prestations d’accompagnement individuel, psychologique, médical ou juridique, en dehors des dispositifs ou cadres spécifiques qu’elle opère expressément (tels que son cabinet de psychologie ou son dispositif des boîtes aux lettres papillons) ;

• n’a ni vocation ni compétence pour analyser ou apprécier des situations juridiques en cours, des procédures judiciaires, ou des documents à caractère légal ;

• n’a pas vocation ni compétence pour analyser des situations ou documents médicaux.

En conséquence, l’Association n’a pas vocation à collecter ni à conserver des documents ou informations excédant ce qui est strictement nécessaire à la prise en compte initiale de la demande et, le cas échéant, à l’orientation de la personne vers des interlocuteurs compétents et dispositifs adéquats.

Lorsque des données personnelles ou documents sont transmis sans avoir été sollicités et qu’ils

ne sont pas nécessaires :

• leur consultation est strictement limitée aux personnes habilitées ;

• l’Association peut orienter la personne vers ses interlocuteurs et dispositifs susceptibles de d’apporter un accompagnement adapté (sans transmission des données personnelles et pièces justificatives envoyées) ;

• ces données ne sont pas conservées et sont supprimées dans les meilleurs délais.

L’Association invite les personnes qui la contactent à ne pas transmettre de documents justificatifs (documents médicaux, judiciaires, administratifs, photographies, etc.), sauf demande expresse de sa part, et à limiter les informations transmises au strict nécessaire.

Dans le cadre du dispositif des Boîtes aux lettres Papillons®, l’Association Les Papillons, en sa qualité de Responsable de traitement au sens du RGPD, collecte et traite les données personnelles qui sont nécessaires à la prévention, à la détection et à la prise en charge des situations de violences, de maltraitances ou de danger concernant des enfants, afin de permettre la mise en œuvre de mesures de protection et d’accompagnement adaptées.

Les Partenaires au dispositif agissent dans le cadre d’une convention en qualité de Sous-traitant, au sens du RGPD.

Les données collectées et traitées incluent

• Identité et coordonnées professionnelles des personnes intervenant dans le dispositif

• Données des Courriers Papillons déposés par les enfants comportant :

  • Données d’identification,

  • Informations relatives à leur situation personnelle, familiale, scolaire, sociale ou éducative,

  • Faits de violences, de maltraitances, de harcèlement subis, des éléments relatifs à leur santé physique ou psychologique, à la situation de vulnérabilité ou à des infractions.

• Données de suivi des Courriers : informations complémentaires recueillies, suites données

• Signalements ou Informations Préoccupantes transmis aux autorités compétentes.

Personnes concernées

Les données personnelles traitées concernent principalement :

• Les enfants accueillis dans les structures partenaires, qu’ils soient victimes, témoins ou auteurs des faits évoqués dans les Courriers Papillons

• Les personnes mentionnées dans les Courriers, les titulaires de l’autorité parentale, les membres de l’entourage familial, les enseignants ou tout autre tiers identifié

• Les agents, professionnels et personnels habilités des structures partenaires et de l’Association Les Papillons intervenant dans la mise en œuvre et le suivi du dispositif.

Ce à quoi servent vos données (finalités du traitement)

Les données collectées sont utilisées par l’Association pour les objectifs et besoins suivants :

• Prévenir et détecter les situations de violences, de maltraitances, de harcèlement ou de danger concernant des mineurs ;

• Analyser les Courriers Papillons et évaluer la nature et la gravité des faits signalés ;

• Mettre en œuvre les actions de protection, d’accompagnement et de suivi adaptées ;

• Réaliser, lorsque cela est nécessaire, des informations préoccupantes ou des

• signalements auprès des autorités administratives ou judiciaires compétentes ;

• Assurer le suivi des situations traitées et la coopération avec les structures d’accueil et les autorités.

À titre accessoire, certaines données peuvent également être traitées pour les besoins organisationnels et logistiques du dispositif (formation des agents, gestion des boîtes aux lettres, sensibilisation des enfants et des équipes).

Ce qui autorise l’Association à traiter vos données (base légale)

Les traitements de données mis en œuvre par l’Association Les Papillons reposent

principalement :

• Sur ses intérêts légitimes (Art.6-1 f) du RGPD, liés à sa mission de protection de l’enfance, qui constitue un intérêt fondamental supérieur, notamment concernant le recueil, l’analyse, le traitement et la conservation des Courriers Papillons et les échanges d’informations avec les intervenants du dispositif ;

• Sur le respect de ses obligations légales (Art.6-1 c) du RGPD), concernant la transmission d’informations préoccupantes et la réalisation de signalement de faits graves concernant des mineurs (articles 434-3 du Code pénal et L.226-2-1 du Code de l’action sociale et des familles) ;

• Pour les données sensibles (données de santé et données d’infractions), sur l’article 9 §2 g) du RGPD, en raison de leur nécessité pour des motifs d’intérêt public important, à savoir la protection de l’enfance.

Destinataires des données

Internes : les données collectées sont exclusivement destinées aux personnels de l’Association au sein du Pôle Analyse des Courriers Papillons qui sont habilités à les traiter pour les besoins de leurs missions et attributions respectives.

Externes : les données peuvent également être accédées par :

• Les agents et référents désignés au sein des structures partenaires, strictement dans

• la limite de ce qui est nécessaire au traitement et au suivi de la situation ;

• Des prestataires externes, principalement des prestataires informatiques, intervenant pour le compte de l’Association en qualité de sous-traitants. Ces derniers n’y accèdent qu’en cas de nécessité, dans la limite strictement nécessaire à la réalisation de leurs prestations et à la fourniture des services attendus, et dans le cadre de contrats encadrant la protection, la sécurité et la confidentialité des données.

• Les autorités administratives ou judiciaires compétentes (CRIP, Procureur de la République), lorsque la loi l’impose ou que la situation de l’enfant le justifie.

Durées de conservation de vos données

Les données collectées sont conservées de manière sécurisée par l’Association pour des durées strictement limitées et proportionnées aux finalités poursuivies :

• Le temps nécessaire à l’analyse des Courriers Papillons reçus, au traitement des situations signalées et à la mise en œuvre des mesures de protection ;

• Puis, le cas échéant, archivées de manière intermédiaire pour des besoins de preuve,

de suivi ou de coopération avec les autorités.

Les Partenaires et structures conventionnés ont pour consigne de restituer puis détruire les données collectées localement dès que le traitement de la situation est achevé, et en tout état de cause à l’issue de la convention les liant à l’Association.

Existence de transferts de données hors UE 

Oui, dans le cadre de l’utilisation de solutions informatiques et d’outils métiers fournis par des sociétés situées hors UE, vos données peuvent être hébergées, sauvegardées et techniquement accédées par ces prestataires et leurs préposés depuis des pays situés en dehors de l’UE. Ces transferts sont autorisés sur la base de :

La décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers les Etats Unis (Décision (UE) 2023/1795 du 10 juillet 2023) , et de l’adhésion des destinataires à l’EU-U.S. Data Privacy Framework (certificats en cours de validité)

La décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers l’Etat d’Israël (Décision 2011/61/EU du 31/01/2011 renouvelée le 15/01/2024)

Mise en œuvre d’un profilage ou d’une prise de décision entièrement automatisée

Non, pour ce traitement l’Association ne réalise aucun profilage (c’est-à-dire aucune analyse automatique des données personnelles pour évaluer le comportement, les préférences ou la situation des personnes). Aucune décision entièrement automatisée susceptible d’avoir des conséquences juridiques ou des impacts significatifs n’est mise en œuvre. L’analyse des Courriers Papillons et les décisions associées reposent toujours sur une intervention humaine et collégiale.

Exercice de vos droits & contact du DPO : Vous pouvez exercer vos droits sur vos données personnelles (accès, rectification, suppression, opposition...) et contacter le Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’Association selon les modalités indiquées ici :

L’Association Les Papillons, en sa qualité de Responsable de traitement au sens du RGPD, collecte et traite les données personnelles, qui sont nécessaires à la gestion des consultations psychologiques et aux accompagnements thérapeutiques au sein du cabinet de psychologie :(https://www.doctolib.fr/cabinet-de-psychologie/saint-esteve/associations-les-papillons)

Les données collectées et traitées incluent :

• Données d’identification : nom, prénom, email, téléphone, adresse, civilité, âge.

• Données sur la situation familiale, personnelle, professionnelle : Informations biographiques générales (entourage, origine géographique, parcours de vie), conditions de vie (logement, entourage, centres d’intérêt)

• Données sensibles : informations sur la santé, l’état psychologique, antécédents médicaux, diagnostics, symptômes, mention d’expériences traumatiques passées, notamment durant l’enfance, Références à des violences subies, à des situations de négligence ou de maltraitance, dossiers patients (protégés par le secret professionnel)

  • Dérogation applicable pour le traitement de données de santé : Article 9-2 h) du RGPD : le traitement est nécessaire pour les soins et le suivi médical en vertu d'un contrat conclu avec un professionnel de la santé soumis au secret professionnel (psychologue)

• Données administratives et de rendez-vous (dates, plannings, comptes rendus)

• Données de paiement des consultations. Les données complètes de carte bancaire ne sont jamais accessibles à l’Association ni au psychologue.

Personnes concernées

Les données personnelles traitées concernent les Patients du cabinet de psychologie de l’Association et potentiellement leur entourage.

Ce à quoi servent vos données (finalités du traitement) 

Les données collectées sont utilisées par l’Association pour les objectifs et besoins suivants :

• Gérer les demandes d’informations

• Gérer les rendez-vous et les plannings

• Assurer la prise en charge psychothérapeutique et suivi des dossiers patients

• Gérer la facturation, encaisser les paiements et effectuer le suivi administratif et comptable associé

• Réaliser des statistiques anonymisées sur l’activité

• Archiver les dossiers patients selon les délais légaux.

Ce qui autorise l’Association à traiter vos données (base légale)

• Le traitement repose principalement sur l’intérêt légitime de l’association (Art. 6-1 f RGPD) en lien avec son objet social, tel que défini dans ses statuts : "L’association aura pour but la création de maisons dites « Papillons » où les victimes et/ou leurs familles pourront être accompagnées dans leur processus de reconstruction ou dans un processus de protection" ;

• Pour la gestion comptable, la facturation et l’archivage, ces traitements reposent sur une obligation légale (Art. 6-1 c RGPD).

Destinataires de vos données

Internes : les données collectées sont exclusivement destinées aux personnels de l’Association habilités à les traiter pour les besoins de leurs missions et attributions respectives (psychologue(s) de l’Association, coordinatrice du pôle psychologique et assistant de Direction)

Externes : vos données peuvent également être accédées par :

• Des prestataires externes, principalement des prestataires informatiques, intervenant pour le compte de l’Association en qualité de sous-traitants (PROTONMAIL, SUMUP, Monday CRM, Doctolib et ses prestataires de paiement en ligne certifiés, Amazon Web Service, certifié Hébergeur de Données de Santé - HDS). Ces derniers n’y accèdent qu’en cas de nécessité, dans la limite strictement nécessaire à la réalisation de leurs prestations et à la fourniture des services attendus, et dans le cadre de contrats encadrant la protection, la sécurité et la confidentialité des données.

• Autorités publiques sur demande légale (ex. ASE, justice).

Co-responsabilité

L’Association utilise les services de la plateforme Doctolib qui agit en responsable de traitement conjoint pour certaines opérations réalisées sur vos données.

Durées de conservation de vos données

Les données collectées sont conservées de manière sécurisée par l’Association pour des durées strictement limitées et proportionnées aux finalités poursuivies :

• Données du formulaire de contact du site l’Association : 1 an.

• Données sur Doctolib : vos données sont conservées conformément à la politique de Doctolib, consultable à l’adresse suivante : https://media.doctolib.com/image/upload/v1754318725/legal/B2C-Privacy_Policy-AUG25-FR.pdf.

• Dossiers patients : conservation pendant 5 ans, puis archivage conformément aux obligations légales pendant une durée pouvant aller jusqu’à 15 ans

• Factures émises : 10 ans

• Données de paiement des consultations : au moins 6 ans pour des raisons comptables et fiscales.

Existence de transferts de données hors UE

Oui, dans le cadre de l’utilisation de solutions informatiques et d’outils métiers fournis par des sociétés situées hors UE, vos données peuvent être hébergées, sauvegardées et techniquement accédées par ces prestataires et leurs préposés depuis des pays situés en dehors de l’UE. Ces transferts sont autorisés sur la base de :

• La décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers les Etats Unis (Décision (UE) 2023/1795 du 10 juillet 2023) , et de l’adhésion des destinataires à l’EU-U.S. Data Privacy Framework (certificats en cours de validité)

• La décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers l’Etat d’Israël (Décision 2011/61/EU du 31/01/2011 renouvelée le 15/01/2024)

Mise en œuvre d’un profilage ou d’une prise de décision entièrement automatisée

Non, pour ce traitement l’Association ne réalise aucun profilage (c’est-à-dire aucune analyse automatique des données personnelles pour évaluer le comportement, les préférences ou la situation des personnes). Aucune décision entièrement automatisée susceptible d’avoir des conséquences juridiques ou des impacts significatifs n’est mise en œuvre.

Exercice de vos droits & contact du DPO : Vous pouvez exercer vos droits sur vos données personnelles (accès, rectification, suppression, opposition…) et contacter le Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’Association en complétant le formulaire dédié :

Ainsi qu’auprès de Doctolib, responsable de certains traitements de vos données.

L’Association Les Papillons, en sa qualité de Responsable de traitement au sens du RGPD, collecte et traite les données personnelles nécessaires à la gestion de vos adhésions au travers de formulaires d’adhésion renouvelés chaque année (adhésion valable pour l’année civile).

Ce à quoi servent vos données (finalités du traitement)

Les données collectées sont utilisées par l’Association pour les objectifs et besoins suivants :

Vérifier le respect des conditions d’adhésion prévues par les statuts et le règlement intérieur de l’Association

• Gérer les adhésions et le suivi administratif des adhérents

• Percevoir et gérer les cotisations et paiements liés à l’adhésion

• Emettre, à votre demande, les reçus fiscaux

• Gérer l’accès aux services réservés aux adhérents (formations, espace adhérent)

• Envoyer des communications aux coordonnées fournies sur la vie associative, les projets, activités et consultations internes

• Etablir des statistiques internes anonymisées

• Certaines données peuvent également être conservées après la fin de l’adhésion pour la gestion d’éventuelles réclamations, pour répondre aux obligations légales et administratives, notamment comptables et fiscales.

Personnes concernées

Les données personnelles traitées concernent toute personne qui adhère à l’Association en réglant sa cotisation.

Ce qui autorise l’Association à traiter vos données (base légale)

Le traitement de vos données repose sur :

• L’exécution du contrat d’adhésion et des mesures précontractuelles associées (article 6.1.b du RGPD) ;

• Sur le respect d’obligations légales, notamment fiscales et comptables (article 6.1.c du RGPD ;

• Sur l’intérêt légitime de l’Association à assurer sa gestion administrative, son fonctionnement et sa communication interne (article 6.1.f du RGPD) ;

• Sur votre consentement lorsque celui-ci est requis, notamment pour la publication de vos coordonnées dans l’espace adhérent ou l’émission d’un reçu fiscal à votre demande (article 6.1.a du RGPD).

Destinataires de vos données

Internes : les données collectées sont exclusivement destinées aux membres du bureau et du CA et aux personnels de l’Association au sein du Pôle administratif habilités à les traiter pour les besoins de leurs missions et attributions respectives.

Externes : vos données peuvent également être accédées par :

• Des prestataires externes, principalement des prestataires informatiques, intervenant pour le compte de l’Association en qualité de sous-traitants. Ces derniers n’y accèdent qu’en cas de nécessité, dans la limite strictement nécessaire à la réalisation de leurs prestations et à la fourniture des services attendus, et dans le cadre de contrats encadrant la protection, la sécurité et la confidentialité des données.

• Les autorités administratives compétentes, lorsque la loi l’exige (ex. administration fiscale)

• Le ministère de l’intérieur, pour l’année 2026 dans le cadre du dossier de demande de

reconnaissance d’utilité publique de l’Association.

Durées de conservation de vos données

Les données collectées sont conservées de manière sécurisée par l’Association pour des durées strictement limitées et proportionnées aux finalités poursuivies :

• Pièces justificatives : conservation limitée le temps de leur vérification pour valider l’adhésion

• Données relatives à l’adhésion : pendant la période d’adhésion (année civile en cours) et jusqu’à 3 ans après la fin de l’adhésion à des fins administratives, fiscales et de gestion des éventuelles réclamations.

• Reçus fiscaux et données nécessaires à leur émission : au moins 6 ans pour des raisons comptables et fiscales.

• Données de paiement : conservation selon les durées légales et contractuelles applicables aux prestataires de paiement.

Existence de transferts de données hors UE 

Oui, dans le cadre de l’utilisation de solutions informatiques et d’outils métiers fournis par des sociétés situées hors UE, vos données peuvent être hébergées, sauvegardées et techniquement accédées par ces prestataires et leurs préposés depuis des pays situés en dehors de l’UE. Ces transferts sont autorisés sur la base de :

• La décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers les Etats Unis (Décision (UE) 2023/1795 du 10 juillet 2023) , et de l’adhésion des destinataires à l’EU-U.S. Data Privacy Framework (certificats en cours de validité)

• La décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers l’Etat d’Israël (Décision 2011/61/EU du 31/01/2011 renouvelée le 15/01/2024)

Mise en œuvre d’un profilage ou d’une prise de décision entièrement automatisée

Non, pour ce traitement l’Association ne réalise aucun profilage (c’est-à-dire aucune analyse automatique des données personnelles pour évaluer le comportement, les préférences ou la situation des personnes). Aucune décision entièrement automatisée susceptible d’avoir des conséquences juridiques ou des impacts significatifs n’est mise en œuvre.

Exercice de vos droits & contact du DPO : Vous pouvez exercer vos droits sur vos données personnelles (accès, rectification, suppression, opposition…) et contacter le Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’Association selon les modalités indiquées ici :

L’Association Les Papillons, En sa qualité de Responsable de traitement au sens du RGPD, collecte et traite les données personnelles nécessaires à la gestion des dons reçus.

Ce à quoi servent vos données (finalités du traitement)

Les données collectées sont utilisées par l’Association pour les objectifs et besoins suivants :

• Consultation des historiques de dons sur les plateformes en ligne pour le suivi

• administratif et comptable

• Émission et envoi des reçus fiscaux

• Tenue des registres comptables

• Communication avec les donateurs, par email ou courrier, pour les remercier ou leur

• transmettre des informations sur l’Association et ses projets (avec consentement) ;

• Respect des obligations légales, notamment fiscales et comptables ; Statistiques internes et tableaux de bord anonymisés pour le suivi des collectes de fonds

• Tenue du listing des donateurs

Personnes concernées

Les données personnelles traitées concernent toute personne qui effectue un don à l’Association via les plateformes en ligne ou par paiement direct (chèque, virement, CB).

Ce qui autorise l’Association à traiter vos données (base légale)

Le traitement de vos données repose sur :

• L’exécution du contrat et des mesures précontractuelles associées (article 6.1.b du RGPD) pour la gestion du don reçu,

• Le respect d’obligations légales, notamment fiscales et comptables (article 6.1.c du RGPD)

• L’intérêt légitime de l’Association à assurer sa gestion administrative, son fonctionnement et sa communication interne (article 6.1.f) du RGPD)

• Votre consentement lorsque celui-ci est requis, notamment pour la publication de vos coordonnées dans l’espace adhérent ou l’émission d’un reçu fiscal à votre demande (article 6.1.a du RGPD).

Destinataires de vos données

Internes : les données collectées sont exclusivement destinées aux membres de la Direction chargée de leur traitement.

Externes : vos données peuvent également être accédées par :

• Des prestataires externes, principalement des prestataires informatiques, intervenant pour le compte de l’Association en qualité de sous-traitants. Ces derniers n’y accèdent qu’en cas de nécessité, dans la limite strictement nécessaire à la réalisation de leurs prestations et à la fourniture des services attendus, et dans le cadre de contrats encadrant la protection, la sécurité et la confidentialité des données.

• Les autorités administratives compétentes, lorsque la loi l’exige (ex. administration fiscale).

Durées de conservation de vos données

Les données collectées sont conservées de manière sécurisée par l’Association pour des durées strictement limitées et proportionnées aux finalités poursuivies :

• Historique des dons et reçus fiscaux : conservés 6 ans pour des raisons comptables et fiscales

• Données de contact pour communication : conservées 3 ans après la dernière interaction, sauf consentement renouvelé ;

• Archivage des reçus fiscaux : au moins 6 ans pour des raisons comptables et fiscales.

• Données de paiement : conservation selon les durées légales et contractuelles applicables aux prestataires de paiement et au moins 6 ans pour des raisons comptables et fiscales.

Existence de transferts de données hors UE 

Oui, dans le cadre de l’utilisation de solutions informatiques et d’outils métiers fournis par des sociétés situées hors UE, vos données peuvent être hébergées, sauvegardées et techniquement accédées par ces prestataires et leurs préposés depuis des pays situés en dehors de l’UE. Ces transferts sont autorisés sur la base de :

• La décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers les Etats Unis (Décision (UE) 2023/1795 du 10 juillet 2023) , et de l’adhésion des destinataires à l’EU-U.S. Data Privacy Framework (certificats en cours de validité)

• La décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers l’Etat d’Israël (Décision 2011/61/EU du 31/01/2011 renouvelée le 15/01/2024)

Mise en œuvre d’un profilage ou d’une prise de décision entièrement automatisée

Non, pour ce traitement l’Association ne réalise aucun profilage (c’est-à-dire aucune analyse automatique des données personnelles pour évaluer le comportement, les préférences ou la situation des personnes). Aucune décision entièrement automatisée susceptible d’avoir des conséquences juridiques ou des impacts significatifs n’est mise en œuvre.

Exercice de vos droits & contact du DPO : Vous pouvez exercer vos droits sur vos données personnelles (accès, rectification, suppression, opposition…) et contacter le Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’Association en complétant le formulaire dédié :

Dans le cadre de la sécurisation des locaux de son siège, l’Association Les Papillons, agissant en qualité de responsable de traitement au sens du RGPD, met en œuvre un dispositif de contrôle d’accès par badge, couplé à un système de télésurveillance et de vidéosurveillance, impliquant la collecte et le traitement de données personnelles.

Les données collectées et traitées incluent :

• Images vidéo (visionnage temps réel et relecture différée)

• Enregistrement d’évènements (détection de mouvements, alarmes)

• Historique des accès via badges (identité, date et heure)

• Données techniques associées au système

Personnes concernées

Les données personnelles traitées concernent aussi bien les salariés, participants aux ateliers et groupes de paroles organisés, bénévoles, adhérents, patients, familles suivies, personnels externes et tout visiteur susceptible d’accéder aux locaux de l’Association.

Ce à quoi servent vos données (finalités du traitement) 

Les données collectées sont utilisées par l’Association pour les objectifs et besoins suivants :

• Protection du personnel, des visiteurs et des biens

• Visionnage vidéo et consultation des données enregistrées par le système pour la réalisation des services de télésurveillance à distance

• Effet dissuasif : prévention des incidents de sécurité (intrusions, agressions, actes malveillants...).

• A posteriori : investigation et gestion des incidents et évènements de sécurité, et utilisation des données à des fins de preuve dans le cadre de procédures administratives, contentieuses, judiciaires ou disciplinaires (poursuite des auteurs).

Ce qui autorise l’Association à traiter vos données (base légale)

Le traitement est fondé sur les intérêts légitimes de l’Association, conformément à l’article 6-

1-f du RGPD, à savoir renforcer la protection de ses personnels et de ses locaux et se prémunir contre les incidents malveillants.

Destinataires de vos données

Internes : les données collectées sont exclusivement destinées aux personnels habilités à les traiter pour les besoins de leurs missions et attributions respectives qui sont en charge de la supervision du contrôle d’accès aux locaux.

Externes : vos données peuvent également être accédées par :

• Des prestataires externes, principalement des prestataires informatiques, intervenant pour le compte de l’Association en qualité de sous-traitants (VERISURE, ARLO). Ces derniers n’y accèdent qu’en cas de nécessité, dans la limite strictement nécessaire à la réalisation de leurs prestations et à la fourniture des services attendus, et dans le cadre de contrats encadrant la protection, la sécurité et la confidentialité des données.

• En cas d’incident, elles peuvent être transmises aux forces de l’ordre (dépôt de plainte, enquêtes, et/ou réquisitions).

Durées de conservation de vos données

Les données collectées sont conservées de manière sécurisée par l’Association pour des durées strictement limitées et proportionnées aux finalités poursuivies :

• Pour l’investigation des évènements de sécurité (levée de doute, ouverture enquête et instruction) et la réalisation d’éventuelles démarches administratives et juridique : entre 7 et 30 jours

• Puis conservation pendant la durée propre à la procédure enclenchée

Existence de transferts de données hors UE 

Oui, dans le cadre de l’utilisation de solutions informatiques et d’outils métiers fournis par des sociétés situées hors UE, vos données peuvent être hébergées, sauvegardées et techniquement accédées par ces prestataires et leurs préposés depuis des pays situés en dehors de l’UE. Ces transferts sont autorisés sur la base de la décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers les Etats-Unis (Décision (UE) 2023/1795 du 10 juillet 2023) , et de l’adhésion des destinataires à l’EU-U.S. Data Privacy Framework (certificats en cours de validité).

Mise en œuvre d’un profilage ou d’une prise de décision entièrement automatisée

Non, pour ce traitement l’Association ne réalise aucun profilage (c’est-à-dire aucune analyse automatique des données personnelles pour évaluer le comportement, les préférences ou la situation des personnes). Aucune décision entièrement automatisée susceptible d’avoir des conséquences juridiques ou des impacts significatifs n’est mise en œuvre.

La levée de doute à distance en cas de déclenchement d’une alarme s’effectue systématiquement par une personne habilitée et le cas échéant, par des vérifications sur place.

Exercice de vos droits & contact du DPO : Vous pouvez exercer vos droits sur vos données personnelles (accès, rectification, suppression, opposition …) et contacter le Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’Association en complétant le formulaire dédié :

Transferts hors Union Européenne

L’Association utilise dans le cadre de ses activités des solutions informatiques et outils métiers édités et/ou hébergés par des prestataires informatiques basés hors de l’Union européenne. Chaque fois que possible, les données personnelles traitées via ces outils sont hébergées sur des serveurs situés dans des data centers au sein de l’Union européenne.

Néanmoins, elles peuvent être techniquement accédées par les équipes et préposés de ces prestataires depuis des pays situés hors de l’UE, dans le cadre de leurs missions de maintenance, support technique, sécurité, administration des systèmes, sauvegarde, continuité d’activité, mises à jour, audit technique et d’amélioration des solutions.

Les prestataires américains sont, en outre, soumis à l’application extraterritoriale de certaines législations américaines, susceptibles d’autoriser l’accès aux données par les autorités publiques américaines, notamment dans le cadre de procédures de renseignement ou de sécurité nationale.

L’Association les Papillons s’est assurée que tous les transferts de données hors UE opérés soient encadrés par des garanties appropriées. Pour la plupart des outils, il s’agit de :

La décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers les Etats-Unis (Décision (UE) 2023/1795 du 10 juillet 2023)

L’adhésion des destinataires à l’EU-U.S. Data Privacy Framework. L’Association veille et vérifie régulièrement, pour chaque société basée aux États-Unis susceptible d’être destinataire de données personnelles traitées par l’Association, la validité en cours de son certificat d’adhésion au Data Privacy Framework (DPF) sur le site du Département du commerce des États-Unis.

La décision de la Commission européenne constatant le niveau de protection adéquat des transferts réalisés vers l’Etat d’Israël (Décision 2011/61/EU du 31/01/2011 renouvelée le 15/01/2024)

D’autres transferts de données peuvent être réalisés pour les mêmes raisons vers d’autres pays tiers. Dans ce cas, l’encadrement et les garanties applicables sont ceux mis en place et décrits par les éditeurs et fournisseurs des solutions informatiques que nous utilisons, lesquels interviennent en qualité de sous-traitants et de prestataires de services pour l’Association et traitent vos données pour notre compte, conformément à leur propre politique de confidentialité et aux accords contractuels de protection des données encadrant l’utilisation de leurs services.

Profilage et prise de décision automatisée

L’Association ne pratique pas de profilage (analyse automatique des données personnelles pour évaluer certains aspects d’une personne, comme ses préférences, son comportement ou sa situation). Elle ne prend aucune décision automatisée susceptible d’avoir des conséquences juridiques ou des impacts significatifs sur les personnes.

Toutes les éventuelles décisions concernant nos adhérents, patients ou utilisateurs du dispositif des boîtes aux lettres papillons, internautes, sont examinées et validées par des personnes physiques, afin de garantir la transparence, l’équité et le respect des droits de chacun.

L’Association Les Papillons procède à des revues périodiques du contenu de cette politique et se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment au fil des évolutions règlementaires, techniques, organisationnelles ou fonctionnelles au sein de notre organisation. Nous nous efforçons de la maintenir à jour pour refléter fidèlement la réalité des pratiques et traitements de données mis en œuvre.

Les mises à jour seront publiées sur notre site et prendront effet dès leur publication. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour rester informé(e).

Pour plus d’informations sur vos droits et la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site officiel de la CNIL : www.cnil.fr.